NotebookLMは情報漏洩のリスクがあるのか？安全な使い方を解説

NotebookLMを活用すれば、資料の要約や情報整理を効率的に進めることができますが、クラウド上でデータを扱う以上、情報漏洩のリスクについて慎重に考える必要があります。

しかし、NotebookLMの利用に興味がある方の中には、以下のような疑問や懸念をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、NotebookLMの情報漏洩リスクが気になる方に向けて以下の内容を解説します。

この記事では、NotebookLMのリスクと安全性を整理しながら、実務で情報漏洩リスクを抑えて活用するためのポイントについて詳しく解説します。

ぜひ参考にしてください。

NotebookLMは情報漏洩のリスクがあるのか

NotebookLMは、Googleが提供するAIノートツールで、アップロードした資料やノートをもとに要約や質問応答ができる一方、その仕組み上どこまで情報を預けてよいのか不安を抱く方も多いです。

本章では、「NotebookLMの仕組みとデータが扱われる流れ」「どのような情報が漏洩リスクの対象になるのか」「NotebookLM固有のリスクと一般的なクラウドサービスの違い」の三つの観点から、情報漏洩リスクの有無と注意点を解説します。

NotebookLMの仕組みとデータが扱われる流れ

NotebookLMは、ユーザーがアップロードしたPDFやスライド、テキストなどの資料を「ソース」として登録し、それらをもとに要約や質問応答を行うツールです。

アップロードされたデータはクラウド上に保存され、NotebookLM側でテキスト抽出や構造解析が行われたうえで、言語モデルが参照できる形に変換されます。ユーザーが質問や指示を入力すると、NotebookLMは関連するソースを検索し、該当箇所を参照しながら回答を生成します。

このとき、回答はあくまでソース内容をもとに生成されるため、どのソースに基づいているかをハイライト表示する機能なども用意されています。

一方で、データはインターネット上のサーバーに保存されるため、「どの範囲の情報をアップロードするか」を慎重に判断することが重要になります。

どのような情報が漏洩リスクの対象になるのか

情報漏洩のリスクが問題になりやすいのは、個人や組織に具体的な影響が及ぶ情報です。具体的には、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどの個人情報や、従業員情報や顧客リストなどの名簿情報が挙げられます。

また、未発表の企画書、売上データ、仕入れ条件、契約書、ソースコードなど、企業の競争力に直結する業務機密も高リスクな情報になります。医療情報や金融情報のように、法的に保護が求められるセンシティブなデータも、原則としてアップロードを避けるべき情報です。

さらに、単体では特定できなくても、組み合わせることで個人や企業が特定される情報もリスクの対象になります。

NotebookLMを利用する際は、「漏れたら困るか」「第三者に知られてもよいか」を基準に、アップロードする情報を選別することが大切です。

NotebookLM固有のリスクと一般的なクラウドサービスの違い

NotebookLMは、単なるオンラインストレージではなく、アップロードした内容をAIが解析し、回答生成に利用する点が一般的なクラウドサービスと異なります。そのため、データは保存されるだけでなく、テキスト抽出やインデックス化などの処理が行われ、AIが検索しやすい形で内部的に整理されます。

このプロセス自体が即座に危険というわけではありませんが、「どこまで解析されるのか」「どの範囲で利用されるのか」を意識する必要があります。

また、NotebookLM上では複数のソースをまたいで横断的に要約や質問応答ができるため、ユーザーの想定よりも広い範囲の情報が一度に引き出される可能性があります。一方で、一般的なクラウドストレージは、主な用途が保管と共有であり、内容を元に回答を生成することはありません。

この違いを踏まえ、NotebookLMでは「AIが扱っても問題ない情報かどうか」という観点を追加して、アップロードするデータを選ぶことが重要になります。

NotebookLMで情報漏洩が起きるとしたらどんなケースか

NotebookLMで情報漏洩が実際に起きるとしたら、それはツールそのものの不具合よりも、共有設定やアカウント管理、人の扱い方に起因するケースが多いと考えられます。

本章では、「誤共有や権限設定ミスによる情報漏洩のパターン」「アカウント乗っ取りや端末紛失によるリスク」「人的ミスによる情報漏洩が起こりやすいシナリオ」の三つの観点から、NotebookLMで想定される情報漏洩リスクを具体的に解説します。

誤共有や権限設定ミスによる情報漏洩のパターン

NotebookLMでは、ノートやソースを他者と共有できるため、共有範囲や権限設定を誤ると情報漏洩につながる可能性があります。

本来は限られたメンバーだけに見せるデータを、組織全体やリンクを知っている全員に公開してしまうケースが典型的なパターンです。

閲覧権限だけで十分な相手に編集権限を付与し、意図せず内容を書き換えられたり、さらに第三者へ転送されたりするリスクもあります。また、個人用アカウントに業務データを混在させ、そのまま家族や友人と共有してしまうようなケースも起こり得ます。

こうしたミスを防ぐには、誰がどのノートにアクセスできるかを定期的に確認し、プロジェクトごとに共有ルールと権限の基準をあらかじめ決めておくことが重要です。

アカウント乗っ取りや端末紛失によるリスク

NotebookLMはGoogleアカウントで利用するサービスのため、アカウントが乗っ取られた場合にはNotebookLM上のデータにも不正アクセスされる可能性があります。

パスワードの使い回しや推測されやすい文字列を設定していると、フィッシングサイトや漏えい済みパスワードの悪用によって侵入されるリスクが高まります。さらに、ログイン状態の端末を紛失したり盗難に遭ったりした場合、画面ロックが甘いと第三者にNotebookLMや他のサービスをまとめて見られてしまいます。

こうした危険を下げるには、十分に複雑なパスワードを個別に設定し、必ず二要素認証を有効にすることが効果的です。

あわせて、端末にはパスコードや生体認証によるロックを設定し、紛失時にリモートでデータ削除ができる仕組みを用意しておくことが大切です。

人的ミスによる情報漏洩が起こりやすいシナリオ

情報漏洩は、システムの不具合よりも日常的な人的ミスから発生することが多いといえます。

NotebookLMでも、誤ったノートの画面をスクリーンショットにしてチャットやメールで送信してしまうケースが考えられます。

オンライン会議で画面共有をする際に、共有予定ではないNotebookLMのタブをうっかり表示してしまう場面も起こり得ます。また、機密情報を含むノートをテンプレートとしてコピーし、外部向け資料に流用した際に、削除し忘れた情報がそのまま残るリスクもあります。

このようなミスを減らすには、機密度の高いノートを別のスペースに分ける運用や、共有前に第三者視点で内容をチェックするプロセスを仕組みとして組み込むことが有効です。

Google公式情報から見たNotebookLMの安全性

NotebookLMの安全性を判断するうえでは、Googleが公開している公式ドキュメントやプライバシーポリシーを理解することが重要になります。

本章では、「NotebookLMのプライバシーポリシーで押さえるべきポイント」「アップロードデータの学習利用と保存の方針」「Workspace利用時のセキュリティ水準と人による閲覧の有無」の三つの観点から、NotebookLMをどこまで安心して使えるのかを解説します。

NotebookLMのプライバシーポリシーで押さえるべきポイント

NotebookLMを利用する際には、使っているアカウントの種類によって適用される規約が異なる点を理解する必要があります。

個人のGoogleアカウントでは一般的なGoogle利用規約とプライバシーポリシーが、Workspaceや教育機関のアカウントではGoogle Workspace向けの規約とプライバシーポリシーが前提になります。

公式情報では、ユーザーの個人データをNotebookLMの学習に利用しないことや、データの扱いがプライバシーポリシーに従うことが示されています。一方で、個人アカウントからフィードバックを送信した場合には、品質改善やサポート対応の目的で人が内容を確認する可能性があります。

そのため、フィードバック欄には機密情報を書かないことが重要になります。

また、Workspaceや一部の大学アカウントでは、人によるレビューやモデル学習に使われないと明記されているケースもあり、用途とアカウント種別ごとの差を理解しておくことが大切です。

アップロードデータの学習利用と保存の方針

NotebookLMでは、アップロードしたソースや質問内容、ノートなどのデータをモデル学習に利用しない方針が示されています。

Workspace向けの説明でも、アップロードしたファイルややり取りの内容、生成された回答は、生成AIモデルの改善目的には用いないとされています。

一方で、大学向けの案内などでは、質問そのものは保存されないものの、アップロードした資料や保存したノート、音声での要約結果などは、ユーザーが削除するまでNotebookLM側に保持されると説明されている場合があります。

また、質問と回答の履歴についても、自動で長期保存されるのではなく、ユーザーがノートとして残したものが中心になるという整理がなされています。

このように「学習には使われないが、一定期間は保存される」データがあるため、自分や組織の削除ポリシーや運用ルールと合わせて、どの情報を残し、どのタイミングで消すかを決めておくことが重要です。

Workspace利用時のセキュリティ水準と人による閲覧の有無

Google Workspace経由でNotebookLMを利用する場合は、他のWorkspaceコアサービスと同等のエンタープライズ向けセキュリティとプライバシー保護が提供される前提になります。

管理者向けの説明では、Workspaceユーザーのアップロードファイルやチャット内容、生成された回答などが、人によるレビューやモデル改善のために利用されないと案内されているケースがあります。

また、組織の外部にはクエリや回答が共有されず、組織内の正当な権限を持つユーザーだけがアクセスできるという考え方も示されています。加えて、Workspace管理者はNotebookLMを有効化するユーザー範囲を制御でき、他のサービスと同様にアクセス権限やDLPポリシーと組み合わせた運用も想定されています。

一方で、「医療情報など高度な保護が必要なデータには使わないこと」や「特定の法規制には対応していないこと」が明記されている例もあり、Workspaceだからといって全ての機密情報を預けてよいわけではない点に注意が必要です。

仕事でNotebookLMに入れてよい情報と避けるべき情報

仕事でNotebookLMを活用する際は、どこまでの情報をアップロードしてよいか判断が難しく、気づかないうちに機密情報や個人情報を含めてしまうリスクがあります。

本章では、「業務利用で許容しやすい情報の目安と具体例」「機密情報や個人情報を避けるべき理由」「匿名化やマスキングでリスクを減らす考え方」の三つの観点から、NotebookLMに入れる情報の線引きと安全な扱い方を解説します。

業務利用で許容しやすい情報の目安と具体例

業務でNotebookLMを使う場合は、まず「漏れても致命的な損害にならない情報かどうか」を基準に考えることが大切です。

自社サイトのコンテンツやプレスリリース、採用ページなど、すでに社外に公開されている情報は比較的扱いやすい情報になります。社内資料でも、個人名や具体的な金額、取引条件などを含まないマニュアルや手順書、一般論ベースのノウハウ資料であれば利用しやすいです。

統計処理を行った集計データや、実データを加工したテストデータも、個人や企業が特定されない形であれば候補になります。

検討中のアイデア整理や既存資料の要約、構成づくりなど、「思考の補助」としての利用にとどめることも有効です。

このように、特定の人物や取引先を直接識別できない情報を中心に扱うことで、業務での活用とリスク低減の両立を図りやすくなります。

機密情報や個人情報を避けるべき理由

NotebookLMに機密情報や個人情報をそのままアップロードすることは、原則として避けたほうがよいです。

一度クラウドに送信されたデータは、権限設定の誤りやアカウント侵害が起きた際に、短時間で広く拡散する可能性があります。

顧客リストや契約条件、原価情報、未公開の事業計画などが外部に漏洩した場合、信用失墜や競合優位性の低下といった大きなダメージにつながります。氏名や住所、メールアドレス、健康情報などの個人情報については、法令や業界ガイドライン上も厳格な取り扱いが求められます。

サービス提供側が高いセキュリティ対策を講じていたとしても、技術的にも運用面でも「絶対安全」は保証できません。

リスクが大きい情報ほど、「クラウドには載せない」「別の安全な仕組みでのみ扱う」という割り切りを持つことが、結果的に組織を守ることにつながります。

匿名化やマスキングでリスクを減らす考え方

業務に近い内容をNotebookLMで扱いたい場合は、匿名化やマスキングを前提にすることが重要になります。具体的には、顧客名や社員名を「A社」「担当者X」のような記号や役割に置き換え、住所や電話番号などの直接識別できる情報は削除します。

売上や単価などの数値は、実数ではなくレンジや指数、割合などに変換し、そのままでは特定できない形に加工します。また、特定の企業や案件を想起させる固有名詞は、業種や規模、業界一般の呼び方に言い換え、具体的な社名やサービス名を残さないようにします。

作業の最後には、「このテキストだけを見て、誰やどの会社か推測されないか」という観点でチェックすることが大切です。

完全にリスクをゼロにはできませんが、匿名化とマスキングを徹底することで、実務に近い相談をしながらも情報漏洩のリスクを大きく抑えることができます。

NotebookLMを安全に使うための基本設定と運用ルール

NotebookLMを業務で安心して活用するためには、ツールそのものの理解だけでなく、アカウントや権限設定、日々の運用ルールを整えることが重要になります。

本章では、「アカウントと権限設定で確認しておきたいポイント」「共有方法とノート管理のベストプラクティス」「パスワード管理と二要素認証など基本セキュリティ対策」の三つの観点から、NotebookLMを安全に使うための具体的な工夫を解説します。

アカウントと権限設定で確認しておきたいポイント

NotebookLMを業務で使うときは、まず利用するアカウントを明確に分けることが重要です。

個人用アカウントではなく、会社から付与されたGoogle Workspaceアカウントに統一して使うほうが、管理や監査の面で安全性が高まります。あわせて、ノートやソースごとの共有先と権限レベルを定期的に見直すことが大切です。

プロジェクト単位でグループを作成し、そのグループに閲覧権限や編集権限を付与すると、メンバーの追加や異動があっても管理しやすくなります。

閲覧だけでよいユーザーに編集権限を与えないことや、退職者や異動者のアクセス権をすぐに削除する運用も欠かせません。

このようなルールをあらかじめ決めておくことで、意図しない情報共有のリスクを下げることができます。

共有方法とノート管理のベストプラクティス

NotebookLMの共有設定では、「誰に」「どこまで見せるか」を細かくコントロールする意識が重要です。

リンクを知っていれば誰でもアクセスできる状態は原則避け、特定のユーザーやグループを指定して共有する方法を基本とします。

ノートは案件やプロジェクトごとにフォルダやラベルを整理し、機密度の異なるノートを同じ場所に混在させないようにします。下書き用とレビュー用、社外共有用など、用途の違いに応じてノートを分けておくと誤共有を防ぎやすくなります。

また、使わなくなったノートや古いソースを放置せず、定期的に削除やアーカイブを行うことも大切です。

情報の「生もの度」を意識しながら整理することで、漏洩が起きた場合の影響範囲を小さく抑えやすくなります。

パスワード管理と二要素認証など基本セキュリティ対策

NotebookLMの安全性は、Googleアカウント全体のセキュリティ対策にも大きく左右されます。

パスワードは複数サービスで使い回さず、十分な長さと複雑さを備えたものをパスワードマネージャーで一元管理することをおすすめします。

Googleアカウントでは必ず二要素認証を有効化し、パスワードだけではログインできない状態を標準にします。さらに、利用端末には画面ロックや生体認証を設定し、紛失時にリモートロックやデータ削除ができるよう準備しておくと安心です。

公共のWi-Fiを利用する際は、VPNの活用やHTTPS接続の確認など、基本的なネットワーク対策も意識します。

フィッシングメールや偽ログイン画面に注意し続けることが、結果としてNotebookLMで扱う情報を守ることにつながります。

NotebookLMでの情報漏洩リスクを下げるための社内ルールと教育

NotebookLMを社内で活用する際には、個々の判断に任せるのではなく、組織としてのルールづくりと継続的な教育が重要になります。

本章では、「NotebookLM利用ガイドラインを作るときの考え方」「社内で共有すべき注意ポイントと禁止事項」「トラブル事例を踏まえた研修の進め方」の三つの観点から、情報漏洩リスクを下げるための仕組みづくりについて解説します。

NotebookLM利用ガイドラインを作るときの考え方

NotebookLMの利用ガイドラインを作成するときは、まず「何のために使うのか」と「どこから先は使わないのか」を明確にすることが大切です。

自社として許可する利用シーンを、「公開情報の整理」「社内向け資料の要約」「ドラフト作成の補助」など具体的に書き出します。

同時に、「個人情報は入力しない」「契約条件や見積もりは扱わない」「法規制が厳しいデータはNG」といった禁止事項もセットで定義します。さらに、利用できるアカウント種別や、共有範囲の原則、データの保存期間や削除ルールなどもルールとして言語化します。

最後に、グレーゾーンを減らすために「このケースはOK」「このケースはNG」といった事例を添えておくことで、現場が迷わず判断しやすくなります。

社内で共有すべき注意ポイントと禁止事項

社内周知では、「気をつけましょう」といった抽象的な表現ではなく、具体的な禁止事項を伝えることが重要になります。

たとえば、「顧客名やメールアドレスなどの個人情報を含むデータはアップロードしない」「未公開の売上数字や原価情報は入力しない」といった形で明文化します。

また、「契約書案や法務文書はNotebookLMでドラフトを作らない」「社外秘資料をそのままアップロードしない」といった線引きも必要です。運用面では、「個人アカウントで業務データを扱わない」「リンク共有ではなくユーザーやグループ指定を基本にする」といった設定ルールも共有します。

さらに、「フィードバック欄に機密情報を書かない」「オンライン会議で画面共有する前にタブを整理する」など、現場で起こりやすいミスも具体的に伝えることで、日常的な事故を減らしやすくなります。

トラブル事例を踏まえた研修の進め方

NotebookLMの研修は、機能紹介だけではなく、トラブル事例を軸に進めることで理解が深まりやすくなります。

たとえば、「顧客名入りノートを部署全体に公開してしまったケース」や「個人アカウントで作業したノートが退職後も残ったケース」などをストーリーとして示します。そのうえで、「どの時点でどの設定を見直すべきだったか」「誰に相談すれば被害を最小限にできたか」を参加者に考えてもらいます。

あわせて、「この文章はアップロードしてよいか」「匿名化するならどこを修正するか」といった簡単な演習を取り入れると、ガイドラインが実務イメージと結びつきやすくなります。

最後に、インシデント発生時の報告窓口や初動フローを共有し、「早めに相談することが組織を守ることにつながる」と強調することで、報告しやすい雰囲気づくりにもつながります。

まとめ

本記事では、NotebookLMの仕組みや情報漏洩リスク、仕事で安全に使うためのポイントを整理して解説しました。

NotebookLMは資料の要約や情報整理を効率化できる一方で、扱うデータの種類や共有範囲を誤ると、個人情報や機密情報が漏洩する可能性があります。

Google公式情報に基づき、データの学習利用や保存方針、Workspace利用時のセキュリティ水準を確認しつつ、アップロードしてよい情報の目安や匿名化・マスキングの考え方を紹介しました。あわせて、アカウントや権限設定、ノート管理、パスワード管理、社内ガイドラインや教育の進め方など、組織としてリスクを下げるための具体的な対策もまとめました。

NotebookLMの利便性を活かしながら情報漏洩リスクを抑えるために、本記事の内容を参考にしつつ、自社のルールや運用を見直してみてください。