ルーティンワークの業務効率化ツールおすすめ15選【効果的な使い方も紹介】 2025 9/18 広告 生成AIツール 2025年9月18日 tomo-writer 業務効率化に役立つツールってどれだろう？ツールによって効率化できる業務は違うのかな？ 繰り返し作業といった定型業務にかける手間や時間を減らしたいと考えている人は多いですよね。 実のところ、仕事が速い人のなかにはツールを駆使して業務効率を高めている人が多いです。使わない場合に比べ、ツールを活用することで作業効率は格段に変わります。 とはいえ「業務を効率化できる」と紹介されているツールは数多くあるため、どれを選べばよいかわからない人もいるはず。 ツールごとに効率化できる業務は異なるため、できることや料金などの詳細を確認しないまま選んでは「もっとちゃんと調べておけばよかった…」と後悔しかねません。 そこでこの記事では選び方も交え、次の業務別におすすめの効率化ツールを紹介します。 メール対応 データ入力 発注・集金 梱包・発送 プログラミング/コーディング 効果的な業務効率化ツールの使い方も紹介するので、ぜひ参考にしてください。 今回紹介するおすすめスクール早見表 スクロールできます ツール名特徴対象料金Microsoft Copilot検索エンジン「Bing」の対話型AIツール個人法人無料/月3,200円~GeminiGoogleが開発した対話型AIツール個人無料/月2,900円~クウゼンAIエージェント問い合わせ対応から営業まで対応できるAIエージェント法人要お問い合わせUiPath定型業務の自動化に強い世界的に有名なRPAツール個人法人無料/月6万1,340円~Make(旧Integromat)連携できるサービスが豊富なIPaaSツール個人法人無料/月1,314円~Microsoft Copilot StudioCopilotの機能を拡張して希望業務を自動化できるツール法人月4,497円~Kintone希望の業務アプリが作れるノーコードツール法人1人あたり月1,000円~Power AutomateMicrosoft Officeを活用した自動化が可能なRPAツール個人法人無料/1人あたり月2,248円~ServiceNow AI Agentセキュリティに配慮した自動化システムを構築できるAIエージェント法人要お問い合わせShipStation早期かつ安く配送できる業者を見つけられるAIツール個人法人月1,458円~monday.comカスタマイズ性の高さが魅力のワークフロー管理ツール個人法人無料/月1,300円~VOC.AI AIエージェント配送状況の確認や返品対応などを効率化できるAIエージェント法人月20万円~GitHub Copilot最適なコードを提案してくれるAIコーディングアシスタント個人法人月1,460円~Code Llamaメタ社が開発したコード生成専用のLLM個人法人無料Amazon Q Developerリアルタイムのコード提案で作業を効率化できるAIツール法人無料/1人あたり月19万円~ 各ツールの公式サイトの情報をもとに記載しています。料金には2025年5月時点の税込み価格を記載しています。ドル表記から日本円に換算した金額は2025年5月時点の為替レートをもとに記載しています。 この記事の要約 業務効率化ツールは使い勝手や特徴から選ぶべき ツール活用で必ず業務が効率化できるわけではない ツールの導入前に使用ルールなどを決めておく必要がある 『生成AIに興味はあるけど、どうやって勉強すればいいんだろう…』 そんな方へ、 AIで自身の能力を拡張する方法 ChatGPTなどの生成AIを使いこなすたった1つのコツ 業務効率化や収入獲得などに活かす生成AIの体験ワーク を、無料のオンラインセミナーで2時間に凝縮してお伝えします。 さらに参加者限定で「生産性向上!AI仕事術50選」「AIで稼ぐ!副業の始め方完全ガイド」「ChatGPTビジネス活用術」など、豪華7点をプレゼント！🎁 パソコンはもちろん、スマホから気軽に参加OK。この2時間が、あなたを変える大きなきっかけになりますよ。 ＼ スマホからの参加OK ／ 【無料】今すぐ申し込む 本記事を音声で聴く 本記事の要約をスライドでみる（縦にスクロールしてください） </noscript><iframe data-src="https://docs.google.com/viewer?url=https%3A%2F%2Fgenerative-ai.sejuku.net%2Fwp-content%2Fuploads%2F2025%2F08%2Froutine_work_efficiency_tools_20250821065531_compressed.pdf&embedded=true" width="100%" height="400px" frameborder="0" style="border: 1px solid #ddd; border-radius: 5px;" class="lazyload" > 目次業務効率化ツールの選び方 冒頭で述べたとおり、詳細を確認しないまま使うツールを選んではかけた費用や時間を無駄にしか寝ません。 そこではじめに業務効率化ツールの選び方を、4つにまとめて紹介します。 無料か有料か 個人向けか法人向けか 使い勝手は良いか 利用者からの評判は良いか なお「ChatGPTやGemini…生成AIはたくさんありすぎてどれが良いのかわからない…」と悩んでいる人は「生成AIツール診断」をお試しください。 かかる時間は1分ほど。4つの質問に答えるだけで、用途や目的にあう生成AIツールを診断してくれます。 手軽に使う活用する生成AIを選びたい人は、ぜひ一度お試しください。 ＼ 4つの質問に答えるだけ ／ 【無料】で診断してみる 無料か有料か 各ツールの料金を確認し、効率化したい業務に活用できるツールを選びましょう。 メリットデメリット無料ツール費用がかからない利用回数や機能に制限がある有料ツール・機能や利用回数の制限がない・カスタマイズ性が高い導入/利用料がかかる 無料ツールは費用がかからないため、気軽に使用できます。お試しで複数利用し、自分に合うものを選ぶのもおすすめです。一方で、無料ツールは利用回数や機能に制限があるケースもあります。 有料ツールは、月額制もしくは買い切り式で費用がかかります。しかし、利用できる機能や利用回数が充実しているため、本格的に業務で利用するなら有料ツールがおすすめです。 お試しで利用したい人やプライベートで活用する人は無料ツール、仕事の業務効率化に使用したい人は有料ツールを検討しましょう。 なお、有料ツールのなかには無料プランが用意されているケースもあります。気になるツールの無料プランを試してみて、使いやすければ有料プランへアップグレードを検討しましょう。 個人向けか法人向けか 各ツールの対象者を確認し、自身に合うものを選びましょう。 業務効率化ツールには個人向けと法人向けがあり、それぞれ特徴が異なります。 特徴個人・料金が安い・個人利用に適した機能/利用回数が設定されている法人・利用人数に対して費用が発生する・大人数でも利用しやすい機能/料金設定・導入サポートが受けられる 個人向けのツールは、料金の安さが特徴です。個人利用に適した機能や利用回数が設定されており、コスパが高いといえます。 法人向けのツールは、大人数の利用を想定しているのが特徴です。大規模運用でも問題が発生しないように、システム管理者設定やセキュリティ対策が充実したツールも。利用できる機能や、利用回数の上限も個人向けより多いです。 ツールによっては、導入前後のサポートが受けられることも。とくにKintoneやクウゼンAIエージェントなどの日本企業が提供するツールは、導入後の対応や活用法など手厚いサポートが用意されています。 個人向けと法人向けツールは特徴が異なるため、目的に合わせて選択しましょう。 使い勝手は良いか 各ツールの機能や動作を確認し、使い勝手の良いものを選びましょう。 いくらツールの導入で業務を効率化できるとしても、利用者が使いにくければ意味はありません。慣れないツールを使いこなせず、逆に効率が下がるリスクもあります。とくに現在使用している業務システムと導入するツールの仕様や使い方に差があると、慣れるのに時間がかかることも。 スムーズに業務効率化を成功させるためにも、はじめて操作する人が使いやすいデザインなのかを確認しましょう。そのうえで、操作でわからないところが出たときに、質問可能なサポート体制があるところを選択すれば安心です。 なお、はじめは無料プランや体験版の利用がおすすめです。無料プランや体験版で一定期間利用して使いやすさや必要性を確認すれば、導入後のミスマッチを防げます。 利用者からの評判は良いか 各ツールの評判を確認し、利用者からの口コミが良いものを選びましょう。 使ってみてわかった「よかったこと」や「残念だったこと」など、口コミや評判には利用者しかわからない体験談が含まれます。ツールの使い勝手や有料・無料プランの違い、サポート体制などツール選びの参考になる情報が得られます。 業務効率化ツールの口コミ・評判はSNSや公式サイトのほか、「ITトレンド」「ITreview」など口コミサイトで確認できます。 なお、口コミ・評判を参考にするときは全部の情報を鵜呑みにしないことが大切です。口コミには利用者の主観が多く含まれており、すべての情報が正しいとは限りません。あくまで参考程度とし、他情報も踏まえて総合的に判断すると良いでしょう。 メール対応業務の効率化ツールおすすめ3選 ここではメール対応業務が効率化できるおすすめツールを、3つ厳選して紹介します。 Microsoft Copilot（個人/法人） Gemini（個人） クウゼンAIエージェント（法人） Microsoft Copilot（個人/法人） 出典：Microsoft Copilot 料金無料/月3,200円~このような人におすすめ・メールの原案作成を効率化したい人・無料でお試し利用がしたい人 料金には2025年5月時点の税込み価格を記載しています。 Microsoft Copilotは、Microsoft社が開発したAIチャットツールです。 対話型で文章や画像などを自動生成できるのが特徴といえます。インターネット上にある情報をもとに質問への回答が出力されるため、一般常識やマナーなどを踏まえたメール文が作成可能です。 またCopilotは参照元のURLを記載してくれるので、修正や最終チェックがしやすいです。社内へのメールや営業メールなど、場面に合わせた文章の作成にも使えます。 チャット形式で操作がしやすく、AIツール初心者にもおすすめのツールです。 → Microsoft Copilotの詳細を見る Microsoft Copilotの特徴をより詳しく知りたい人は、次の記事を参考にしてください。 侍エンジニア Microsoft Copilotとは？特徴やできること・用途をわかりやすく解説 | 侍エンジニア Microsoft Copilotとは何か、基本からわかりやすく解説します。Microsoft Copilotの種類や使い方、注意点も紹介するので、ぜひ参考にしてください。 Gemini（個人） 出典：Gemini 料金無料/月2,900円~このような人におすすめ・GmailなどGoogleサービスと連携させて使いたい人・無料でお試し利用がしたい人 料金には2025年5月時点の税込み価格を記載しています。 Geminiは、Google社が提供する対話型AIツールです。 CopilotやChatGPTと同様のチャット型ツールで、質問に対して適切な出力が行われる仕組みです。検索エンジンGoogleを連携したサービスで、インターネット上の情報をもとに精度の高い回答を出力できます。 またGmailやGoogleドキュメントなど、他のGoogleサービスと連携できるのが魅力です。たとえば、Gmailと連携すれば、Geminiで作成したメール文をそのままGmailの下書きに反映できます。コピー&ペーストする手間が省けるだけでなく、打ち間違いなどミスも防げるのです。 Googleサービスをよく使用する人や、メール送信数が多く作業を効率化したい人におすすめのツールです。 → Geminiの詳細を見る Geminiの特徴をより詳しく知りたい人は、次の記事を参考にしてください。 侍エンジニア Geminiって何がすごいの？Google新AIの実力と可能性を徹底解説 | 侍エンジニア 近年急速に進化を遂げている生成AIの世界において、Googleが発表した「Gemini」は大きな注目を集めています。 しかし、Geminiに興味がある方の中には以下のような疑問をお… クウゼンAIエージェント（法人） 出典：クウゼンAIエージェント 料金要お問い合わせこのような人におすすめ・営業メール作成の作成や送信を自動化したい人・問い合わせメールの返信を自動化したい人・運用のサポートを受けたい人 クウゼンAIエージェントは、課題の解決に向けて自律的に考えタスクを実行してくれるAIコンシェルジュサービスです。 AIエージェントに効率化したい業務内容などを質問することで、具体的な施策の提案や実行を行ってくれます。たとえば、あらかじめメールの返信文テンプレートを作成しておき、問い合わせに対して自動返信するシステムを構築することも可能です。また顧客からよくある質問に対して、自動で回答を返答する使い方もできます。 加えて管理画面が共有されているため、運用状況を確認可能。すべてを自動化するのは不安な場合も、必要に応じて確認しながら進められます。専属のサポートチームも支援してくれるので、運用ノウハウがない場合も安心です。 営業や問い合わせ対応メールの作成・返信を自動化したい人や、導入後のサポートも重視したい人におすすめのツールです。 → クウゼンAIエージェントの詳細を見る データ入力業務の効率化ツールおすすめ3選 ここでは、データ入力業務を効率化できるおすすめツールを、3つ厳選して紹介します。 UiPath（個人/法人） Make（個人/法人） Microsoft Copilot Studio（法人） UiPath（個人/法人） 出典：UiPath 料金無料/月420ドル(6万1,340円)~このような人におすすめ・データ入力業務をカスタマイズしながら自動化したい人・実績が豊富なツールを利用したい人 料金には2025年5月時点の税込み価格を記載しています。 UiPathは、定型業務を自動化するツールとして世界的に有名なパイオニアブランドです。 本ツールでは「発見・自動化・運用」の3種類にわけて機能が提供されており、必要なものを組み合わせながら作業を自動化できます。カスタマイズ性が高く自社の業務に合わせて機能を変更できる反面、使い方に慣れるまでは導入が難しい可能性もあります。 とはいえ、使いこなせれば変化のない内容を記載するデータ入力作業や、資料の作成工程を自動化できるのは大きなメリットです。さらに本ツールは世界的に法人への導入実績が多く、事例を参考にしながら検討できるのも魅力。信頼できるツールを活用し、業務を効率化したい法人におすすめのツールです。 → UiPathの詳細を見る Make（個人/法人） 出典：Make 料金無料/月9ドル(1,314円)~こんな人におすすめ・データからテキストを抽出して入力する作業を自動化したい人・操作がわかりやすいツールを探している人 料金には2025年5月時点の税込み価格を記載しています。 Makeは、プログラミング知識がなくても自動化システムを開発できるプラットフォームです。 視覚的にもわかりやすいUIが魅力。ドラッグ&ドロップで操作できるため、はじめて使用する人でも操作がしやすいです。たとえばPDFの情報をまとめたい場合、記載内容を読み込んでGoogleスプレッドシートへ自動入力するシステムも作成できます。 そのほか、YouTubeやInstagramの動画内容を要約し、Googleスプレッドシートへまとめるなどマーケティング作業の効率化にも便利です。 1からシステムを開発するだけでなく、テンプレートも用意されています。用途に合わせて機能をカスタマイズしたい人から、使いやすいツールを探している人までおすすめです。 → Makeの詳細を見る Microsoft Copilot Studio（法人） 出典：Microsoft Copilot Studio 料金月4,497円~こんな人におすすめ・Microsoft製品を活かした自動化を検討している人・自社に合わせた自動化システムを構築したい人 料金には2025年5月時点の税込み価格を記載しています。 Microsoft Copilot Studioは、業務を自動化するシステムが簡単に作成できるAIエージェントです。 Microsoft365やTeamsなど、Microsoft製品との連携が可能。おもに企業の業務システム構築に適したツールです。Copilotが基礎であるため、テキストで自動化したい業務内容やシステムの概要を記載するだけで、AIエージェントが仕組みを構築してくれます。 連携機能を活用すれば、Wordで作成した資料内容をExcelでまとめる作業などが自動化できます。そのほか、Outlookに届いたメールの宛先から顧客情報を抽出。Excelでまとめるなどの使い方も可能です。自社に合わせた自動化システムを作成できるため、導入後の成果につながります。 Microsoft製品を中心に利用している企業におすすめのツールです。 → Microsoft Copilot Studioの詳細を見る 発注・集金業務の効率化ツールおすすめ3選 ここでは発注・集金業務が効率化できるおすすめツールを、厳選して3つ紹介します。 Kintone（法人） Power Automate（個人/法人） ServiceNow AI Agent（法人） Kintone（法人） 出典：Kintone 料金1人あたり月1,000円~このような人におすすめ・現場の業務に最適化したツールを利用したい・操作が簡単なツールを探している 料金には2025年5月時点の税込み価格を記載しています。 Kintoneは、プログラミングの知識がなくても業務効率化アプリを作れるクラウドサービスです。 はじめて使用する人が使いやすいように、ドラッグ&ドロップで簡単に実装する機能を選択可能。自分でアプリを開発できるため、業務課題を一早く解決できます。 自動化できる業務内容も幅広く、在庫状況や発注金額などの管理。顧客の売り上げや契約関連の管理なども可能です。簡単な操作で手軽に業務を自動化できるため、複数課題を解決したい企業にも向いています。 またKintoneは日本企業が提供しており、導入相談などサポートが充実。業務効率化ツールの導入がはじめてで、導入の進め方がわからないときも安心です。 → https://kintone.cybozu.co.jp/ Power Automate（個人/法人） 出典：Power Automate 料金無料/1人あたり月2,248円~このような人におすすめ・Microsoft製品を活用しながら業務効率化がしたい人・操作がわかりやすいツールを探している人 料金には2025年5月時点の税込み価格を記載しています。 Power Automateは、Microsoft社が提供する業務自動化ツールです。 Officeソフトで作成した文書や、インターネットで獲得した情報を活用した作業に適しています。たとえばExcelでまとめた発注情報の自動集約、発注確認メールの自動送信などを自動化できます。 定型業務は幅広く自動化できるため、日々の仕事を効率化したい個人から企業全体の作業時間・経費を削減したい法人にもおすすめです。 またプログラミング未経験でも、簡単に操作できるところも魅力。ドラッグ&ドロップで操作できるので、スムーズに導入を進められます。Microsoft製品を活用しながら業務の自動化を進めたい人や、操作性を重視したい人におすすめのツールです。 → Power Automateの詳細を見る ServiceNow AI Agent（法人） 出典：ServiceNow AI Agent 料金要お問い合わせこのような人におすすめ・自立型の業務効率化AIエージェントを探している人・試行錯誤しながら業務効率化を進めたい人 ServiceNow AI Agentは、利用者の課題や現状を分析しつつ解決策の提案をしてくれる自立型のAIエージェントサービスです。 ビジネス課題や最終的な目標を記載するだけで、AIエージェントが解決策を考えてくれます。必要に応じて業務効率化機能も作成してくれるため、はじめて利用する人も安心です。自動化できる業務は幅広く、発注資料の作成や集金依頼の通知などを効率化できます。 自立型ツールで解決策を提案してくれるため、はじめて業務効率化ツールを利用する人や導入結果を分析しながら試行錯誤できるツールを探している人におすすめです。 → ServiceNow AI Agentの詳細を見る 梱包・発送業務の効率化ツールおすすめ3選 ここでは梱包・発送業務が効率化できるおすすめツールを、厳選して3つ紹介します。 ShipStation（個人/法人） monday.com（個人/法人） VOC.AI AIエージェント（法人） ShipStation（個人/法人） 出典：ShipStation 料金月9.99ドル(1,458円)~このような人におすすめ・納品管理から配送まで自動化できるツールを探している人・配送コストを下げたい人 料金には2025年5月時点の税込み価格を記載しています。 ShipStationは、納品管理から配送まで一括して自動化できるツールです。 納品された商品を1ヵ所でまとめて管理。最適な料金の配送業者を提案してくれるため、費用を抑えながら配送作業を自動化できます。発送する回数をコントロールすることで、費用を抑えられるのが魅力です。 また注文履歴や出荷状況、輸送中の貨物を追跡する機能もあります。在庫状況を確認できるため、自動化するのが不安な場合も安心です。配送コストを下げたい人や、手間のかかる配送管理を効率化したい人におすすめのツールといえます。 → ShipStationの詳細を見る monday.com（個人/法人） 出典：monday.com 料金無料/月1,300円~このような人におすすめ・配送のスケジュール管理などを自動化したい人・操作が簡単な業務効率化ツールを探している人 料金には2025年5月時点の税込み価格を記載しています。 monday.comは、業務工程管理を自動化できるツールです。 配送のスケジュール管理や、配送後の連絡メール送信を自動化することが可能。また各業務において期日とすべき内容、優先順位などを色づけしたわかりやすいガントチャートで管理できます。 さらに全体の業務工程をチームメンバーに共有し、納期に間に合うように運用できます。加えてGoogleのGmailやスプレッドシート、コミュニケーションツールのSlackなどと連携可能。すでに導入しているITツールを活かしつつ、配送業務を効率化できるツールです。 → monday.comの詳細を見る VOC.AI AIエージェント（法人） 出典：VOC.AI AIエージェント 料金月20万円~このような人におすすめ・配送手続きにかかわるカスタマーサポートを自動化したい人・精度の高い回答ができるAIカスタマーツールを探している人 料金には2025年5月時点の税込み価格を記載しています。 VOC.AI AIエージェントは、配送手続きに関するカスタマーサポートを自動化できるツールです。 顧客からの問い合わせへ自動返信できるAIチャットを構築でき、効率的に対応できる仕組みを作れます。質問に対してAIが自動で問題を識別。定型の質問にはAIが自動で返信し、対応できない場合はスタッフへ転送する機能があります。AIの回答正解率は95%以上と高く、顧客の信頼を損なわずに対応できるのが魅力です。 本ツールでは配送状況に関する質問や、返品時の手続きなどの伝達を自動化できます。業務効率化ツールは導入したいが、顧客の満足度は下げたくない人におすすめのツールです。 → VOC.AI AIエージェントの詳細を見る プログラミング業務の効率化ツールおすすめ3選 ここではプログラミング業務が効率化できるおすすめツールを、厳選して3つ紹介します。 GitHub Copilot（個人/法人） Code Llama（個人/法人） Amazon CodeWhisperer（法人） GitHub Copilot（個人/法人） 出典：GitHub Copilot 料金月10ドル(1,460円)~このような人におすすめ・慣れないプログラミング言語での作業を効率化したい人・Copilotを日常的に使用している人 料金には2025年5月時点の税込み価格を記載しています。 GitHub Copilotは、慣れないプログラミング言語でのコード作成を効率化できるツールです。 GitHub Copilotの優秀な機能のひとつにAIのコード補正機能があります。この機能は、記載している内容に合わせて最適なコードを補完してくれます。すべてのコードを入力しなくて済むため、作業時間を短縮できるのです。 またテキストで指示を出せば、1からコードを自動作成してもらうことも可能。日本語で指示を出せるため、プログラミングに慣れていない初心者にも向いています。 本ツールはCopilotと連携しているため、コード作成中にCopilotでネット検索ができます。ブラウザを立ち上げる手間が減り、効率的に作業を進められるのです。日常的にCopilotを活用している人や、慣れないプログラミング言語でのコード作成を効率化したい人におすすめのツールといえます。 → GitHub Copilotの詳細を見る Code Llama（個人/法人） 出典：Code Llama 料金無料このような人におすすめ・コードを自動生成してくれるツールを探している人・無料で使えるツールを探している人 Code Llamaは、無料で使えるコード作成支援ツールです。 Instagramの運営を行うMeta社が提供するツールで、コードの補完や自動生成機能が魅力です。記載したコードをもとに、続きのコードを提案してくれます。また日本語で指示を出すと、指示に従い適切なプログラムも出力可能です。 さらにプログラミング中に疑問を感じた場合、質問に対して答えを教えてくれる機能も。プログラミングの効率化はもちろん、初心者の実践学習にも便利なツールです。 → Code Llamaの詳細を見る Amazon CodeWhisperer（法人） 出典：Amazon CodeWhisperer 料金無料/1人あたり月19万円~このような人におすすめ・AWSサービスを活用した開発を効率化したい人・セキュリティ性の高いツールを利用したい人 料金には2025年5月時点の税込み価格を記載しています。 Amazon CodeWhispererは、AWSを提供するAmazon社が提供する開発補助AIツールです。 AWSサービスとの連携がしやすく、クラウド環境の構築に必要なコードも自動生成できます。コードの補完機能もあるため、重要なところは自分で記載して他の部分はAIに任せる使い方も可能です。 コードの生成スピードが速く、効率的に作業を進められるのが特徴。見直しは必要ですが、すべて入力する手間は省けます。またセキュリティ性が高く、記載したコードに脆弱性がないか確認できます。コードレビューも自動化できるため、ヒューマンエラーによるトラブルも防ぎやすいです。 AWSでの開発業務を効率化したい人や、セキュリティ体制も気になる人におすすめです。 → Amazon CodeWhispererの詳細を見る なお、今回紹介したコーディングを生成できる「コード生成AI」についてより詳しく知りたい人は、次の記事を参考にしてください。 侍エンジニア 文章作成におすすめの無料AIツール13選【サイト&アプリ別に厳選】 | 侍エンジニア この記事では、文章生成AIの活用例を解説したうえで、無料・有料のおすすめAIツールを紹介します。また効率的に文章を作成するコツや、使用時の注意点も紹介しますので、ぜ… ツールの活用で業務が効率化するとは限らない なかには「ツールさえ活用すれば業務を劇的に効率化できる」と考えている人もいますよね。 ただし、ツールの活用で必ず業務を効率化できるとは限りません。 いくらツールが優れていても、使い方が間違っていれば効果は出ません。たとえば、企業で大規模にツールを導入する場合、利用するルールやマニュアルなどを用意しなければ、社員がうまく扱えずに業務が進まなくなるリスクも。 さらにせっかく導入しても、社員に目的が通達されていなければ積極的に活用が進まない可能性もあります。業務効率化ツールは導入すれば良いわけではない点を理解し、使い方を工夫しましょう。 導入前にマニュアルやスケジュールを決めておけば、スムーズに業務効率化を進められます。 効果的な業務効率化ツールの使い方 上記を踏まえ、ここからは効果的な業務効率化ツールの使い方を、3つにまとめて紹介します。 事前に効率化したい業務を明確にする 使用ルールを決めておく 複数ツールを併用する 事前に効率化したい業務を明確にする 事前に効率化したい業務内容を明確にしておくことで、業務効率化ツールの効果が実感しやすくなります。 業務課題を明確にしてからツールの導入をすれば、スムーズに運用をスタートできます。既存ツールとの切り替えや活用方法を事前に計画できるため、効率的に業務を効率化できます。 反対に改善したい業務があいまいであれば、導入するツールの種類を間違えるリスクも。また適切なツールを導入できても、活用法が定まらずに十分な成果を得られない可能性があります。 業務効率化ツールの強みを最大限生かすためにも、事前に改善する業務は明確にしましょう。 使用ルールを決めておく 事前に導入ツールの使用ルールを決めておくと、スムーズに業務効率化へ取り組めます。 業務を効率化するにはツールを導入するだけでなく、効果的に活用するルールが欠かせません。ツールの特徴や機能を踏まえたうえで、従来のやり方を踏襲する部分と効率化する部分をあらかじめ決めましょう。 また運用するうえで、セキュリティ対策も欠かせません。共有してはいけない情報や閲覧権限の管理などをあらかじめ検討することで、導入後のトラブルを防げます。 無理なく業務効率化を進めるためにも、事前に使用ルールを考えましょう。 複数ツールを併用する 複数ツールを併用することで、より業務が効率化しやすくなります。 1つのツールでも業務効率は高まりますが、作業ごとにツールを導入することで効果が高まるケースも。たとえば、営業資料を作成する場合、資料作成を自動化するツールと校正・修正を実行するツールにわけることで作業スピードが高まるかもしれません。 もちろん、ツールを使いわければいいとは限りませんが、うまく併用すれば作業時間を短縮できる可能性があります。まずは1つのツールを導入してみて、さらに効率化できそうであれば併用を検討しましょう。 挫折なく業務効率化を進めるには 多種多様な業務効率化ツールがありますが、業務内容によって必要な機能もさまざまです。有料ツールの場合、企業の規模感や予算が見合わず導入が難しい場合も少なくありません。 自社の業務に合わせてツールをカスタマイズするには、プログラミングの知識が必要不可欠です。とはいえ、ITエンジニアでなければツールを作るのが難しい時代は徐々に変わってきています。 その理由は、AIの登場です。AIに相談しつつプログラミングできるため、ITエンジニアではなくても業務効率化につながるツール開発が可能になりました。 業務効率化につながるツール開発やAIの活用方法を知りたい方は、侍エンジニアの「業務改善AI活用コース」がおすすめです。コースで学べる内容を簡単に紹介すると、下記の3つに凝縮できます。 ChatGPTの活用法 Excelを有効活用する方法 Pythonのシンプルな構文 特に進化し続けるChatGPTは、AIに指示するだけで実務に即した活用ができます。会議の記録から議事録を作成、市場調査の報告書の要約まで、時間のかかる事務処理をすばやく完結します。 一方でChatGPTを有効活用するには、AIとの対話でいかに明確に指示するかが大切です。そのコツを現役のITエンジニアが教授します。また、簡単な構文から始められるPythonを使用したデータ処理の自動化も実感いただけます。 公式サイトで詳細を見る まとめ 業務効率化に役立つツールについて広く解説しました。業界や業種によって求められる業務効率化の方法はさまざまですが、共通点はあります。それは「単純作業を自動化し、人の手による作業を減らすこと」です。 その点で対話型のChatGPTを始めとした対話型AIは進歩し続けており、今後あらゆる業界で有効活用できる可能性を秘めています。またプログラミングの構文知識がなくても使えることも大きな魅力です。 本記事を参考に機になるツールは無料プランから試しに活用してみると良いですよ。 生成AIツール よかったらシェアしてね！ URLをコピーしました！ URLをコピーしました！ ChatGPT4とは？種類や料金、できることもわかりやすく解説 文章作成におすすめの無料AIツール13選【サイト&アプリ別に厳選】 この記事を書いた人 tomo-writer 【プロフィール】 新卒でプログラマーとして勤務し、実務経験を積んだ後、現在はフリーランスWebライターとして活動中。主に、企業のオウンドメディアやブログ記事の執筆を担当。IT・プログラミング関連の執筆が得意。2020年から侍エンジニアブログの記事制作を務めており、文章の読みやすさや納得感を意識しながら執筆しています。自身も生成AI活用し、ブログを運営中。 【専門分野】 IT/プログラミング/生成AI 【SNS】 X(旧:Twitter) この著者の記事一覧へ
